「業務でエクセルを使っているけど手作業が多くて大変・・・」
「手作業するからたまにミスが発生する・・・」
仕事でエクセルを使っているとこのようなことはないでしょうか？
その悩み、チャットGPTを使用してマクロを組めば、解決する可能性が高いです。
マクロと聞くと、
「難しそう・・・」
と感じる方も多いのではないでしょうか？
実際、筆者は調べながらであればある程度関数を使用することはできるのですが、マクロを組むまではできませんでした。
派遣時代に5年間毎日のようにエクセルを使用していたのに、マクロの記録すら使えませんでした。
そんな筆者ですが、転職して毎日使用するエクセルファイルの手作業の多さに、
「これ、毎日やるのしんどいな・・・もっと楽にならないかな？」
と色々考えた結果、マクロを使って自動化することに決めました。
今では、仕事中にマクロを組んで面倒な手作業での仕事を一部自動化をすることに成功しています。
最初はやり方が覚えきれなくて、3時間くらいかかっていた作業が、マクロを組んで半自動化したことにより、確認も含めて30〜40分程度で終わるようになりました。
マクロを組んだことがないという方も多いと思いますので、できるだけ簡単な方法をご紹介できればと思います。
ぜひ、最後までご覧ください。
〜この記事でわかること〜
マクロを使って仕事を効率化するにはチャットGPTを使おう！
筆者は自分のスマホにダウンロードしてあるチャットGPTを使ってマクロを組んでいます。
会社のパソコンに生成AIの使用が許可されているものがあれば、チャットGPTでなくても構いません。
あなたの都合の良い生成AIを使ってください。
この記事では、便宜上チャットGPTと呼びます。
チャットGPTの使用環境
チャットGPTは、企業によっては使用を禁止されている可能性もあります。
その場合は使わないでください。
もしくは、自分の端末（スマホ）などで使用して手入力ならOKなのか？
キノ
チャットGPTを使う場合は上司に相談してみてください。
会社で生成AIを用意してくれている場合は、チャットGPTではなくそちらを使ってください。
チャットGPTを使用する際の注意点
チャットGPTを使用してマクロを組む際は、絶対に会社の情報を入力しないでください。
あくまでも一般的な情報だけにとどめて使用してください。
筆者の場合は、ファイル名やシート名を指定してコードを作って欲しい時は、
ファイル名：aaa
シート名：aaa1
など伏せ字にしています。
会社の情報を下手に漏洩してしまうリスクを感じる人はAIで会社のファイルを作成するのは辞めた方が良いです。
マクロを組む際の注意点
すでに使用しているファイルにマクロを導入する場合は、上司にマクロを組んでも良いか確認した方が良いです。
筆者の場合、
「便利になるならマクロ組んでも良い」
と上司に許可をもらったのでマクロ化を進めている感じです。
複数の人が使うファイルだと思いますので、必ず許可をとってから実施しましょう。
どのようにマクロを組むのか？（初級編）
マクロを組むには、まずは開発タブを表示する必要があるのですが、通常は開発タブは非表示になっていることが多いです。
なので、まずは開発タブを表示するところから始めてください。
開発タブは、ファイルタブ > オプション > リボンのユーザー設定から「開発」にチェックを入れると表示されます。
もし表示されない場合は、一度エクセルを終了してから再度立ち上げてみてください。
これで、上のタブに開発と出ていればマクロを組むことが可能です。
エクセルでマクロを使うには2つのパターンがある
エクセルでマクロを組むには2つのパターンがあります。
- マクロを記録する
- VBAでコードを書く
詳しくは、後の章で解説するので、こんな感じか〜
くらいで大丈夫です。
1：マクロを記録する
マクロを記録するというのは、開発タブを開くとある「マクロを記録」というボタンを押します。
キノ
マクロ名を聞かれるので、わかりやすい名前をつけOKを押します。
自動化したい動作を実際に行います。
操作が終了したら、「記録終了」というボタンを押すとマクロの記録が終了します。
使用する際は、マクロと書いてあるボタンを押して、先ほど名前をつけたマクロを押すと起動します。
すごく便利そうですが、マクロの記録は融通が効かないというデメリットがあります。
特に、せっかく記録したのに、イメージしていた動きを完全再現できないという致命的なデメリットもあります。
これを解消するには、VBAというエクセル専用のプログラミング言語を使ってコードを書く必要があります。
2：VBAでコードを書く
VBAとは、マクロのコードを書く言語のことです。
JAVAとかPythonとかプログラミング言語がると思いますが、それのエクセルバージョンです。
VBAを使ってコードを書くことで、マクロの記録よりも自由度の高いマクロを組むことができます。
この記事の目標は、チャットGPTにVBAでコードを書いてもらって、作業を自動化することです。
なので、チャットGPTへの指示だしがとても重要になります。
チャットGPTへの指示の仕方
チャットGPTへの指示だしですが、ここはとても重要です。
しっかりと指示を出さないと期待通りのコードが上がってきません。
筆者が何度も試して、今のところ一番効果的だった指示の出し方をご紹介します。
- 自動化したい内容を明確化してまとめる
- 手順を書き出す
- チャットGPTに指示だしする
1：自動化したい内容を明確化してまとめる
最初にやっていただきたいのが、自動化したい内容を明確にすることです。
チャットGPTに指示を出す側の人間がそもそもやることが曖昧の場合は、うまく指示を出すことができません。
その意味で、しっかりと
「この仕事は何がしたいのか？」
「何が目的なのか？」
「どこまで自動化したいのか？」
を明確にしてください。
2：手順を書き出す
内容が明確になったら、手順を書き出していきます。
例えば、元データを取得後、元データを作業データに貼り付け→文字を赤に変える
とします。
おおまかな手順は下記の通りです。
1：手作業で元データを取得後、CSVを開く
2：開いたCSVファイルの必要な部分を選択する
3：作業用ファイルにCSVのデータを貼り付ける
4：必要なシート分「2〜3」の手順を繰り返す
5：文字を赤に変える
のようになります。
この作業をさらに細分化します。
VBAでコードを書くにあたり、かなり細かく手順を把握しておく必要があります。
チャットGPTに少ない回数でイメージ通りのコードを書いてもらうには、とにかく細かい指示が必要です。
3：チャットGPTに指示だしする
チャットGPTに指示をする際には、細かい指示が必要になります。
②で手順を明確にしたら下記のような感じで指示を出します。
エクセルでVBAを使ってマクロを組みたいです。
ビックデータからCSVをダウンロード後、ダウンロードしたCSVから必要なデータを部分的に抽出し、作業用のファイルの各シートに貼り付けます。
その後、貼り付けたセルの文字の色を赤に変えたいです。
手順として下記の通りです。
手順1はこちらで行うので、1：からVBAのコードを書いてください。
なお、CSVにはシートは1つしかありません。
0：手作業で元データを取得後、CSVを開く
1：開いたCSVファイルの必要な部分を選択する
具体的には、CSV「aaaa」ファイルのシートA2〜O列までのデータを取得
A2から「Ctrl＋シフト＋↓」でA列の最終行を取得し、同じ行のO列までを選択したいです。
2：作業用ファイルにCSVのデータを貼り付ける
「作業用」ファイルの「aaa1」シートのA2セルから値貼り付けしてください。
「ccc1」だけは、A2セルではなく、C3セルに貼り付けをお願いします。
3：必要なシート分「2〜3」の手順を繰り返す
CSV「aaaa」ファイルには、1シートしかありませんが、aaaa〜ggggまでCSVファイルがあります。
作業用ファイルにはaaa1~ggg1シートまであります。
アルファベットは連動しているので、同じシートに同じことを繰り返ししたいです。
4：貼り付けたデータの文字の色を赤に変える
3のggg1シートまで貼り付けが完了したら、すべてのシートで今回貼り付けた文字の色を赤にしたいです。
また、後ほど修正がしやすいようにコメントをつけてください。
コメントに番号をふってください。
このような感じで、できるだけ作業を細かく指示してみましょう。
足りない情報などがあれば、チャットGPTの方から質問が返ってくることもあります。
それに答えていきながら最初のうちは試行錯誤しながら指示を出してみてください。
キノ
また、筆者の場合は、変数は使用しないで書いて欲しいとお願いをしています。
変数とは、自分で指定できる箱のようなものです。
変数は、数値などの値を取得した時に格納するなどの用途で使うものです。
変数が出てくると初心者にはかなり難しいです。
なので、筆者は、可能な限り箇条書きスタイルでコードを書いて欲しいとお願いをしています。
これなら、コードは長くなるかもしれませんが、後で見返した際に自分がコードを読みやすいというメリットがあります。
もっと勉強をして、VBAの理解が深まってきたら、変数など難しいことに挑戦してみましょう。
実際にコードを書く
チャットGPTがコードを書いてくれたら、全く同じようにコードを書いていきましょう。
筆者のようにスマホでチャットGPTを使っている人は、自分のアドレスから会社用のメールにコードを送るか、手打ちする必要があります。
キノ
会社のパソコンで生成AIを使っている人はそのままコピペでOKです。
コードの書き方ですが、VBEというエディタを開く必要があるのですが、筆者は標準モジュールを作るとかいまいち覚えきれないので、一度マクロの記録を行います。
▼標準モジュール
キノ
マクロの記録を適当に行いましょう。
「マクロ」ボタンを押して作成したマクロを選択した後「編集」を押すとVBEが開きます。
マクロの場所という表示が出てくるので、ここを開いて「作業中のブック」にしておきましょう。
そうしないと、開いているすべてのエクセルファイルでマクロが保存されて面倒です。
編集を押すと下の画像のようなエディタが開くので、そこにチャットGPTが書いてくれたコードを打ち込みます。
▼VBE
上記の黄色いところSub Macro8()から、最後の End SubまでにチャットGPTに書いてもらったコードを貼り付けます。
上の画像の三角形の再生ボタンを押すと、マクロが動きます。
また、F8キーを押すと1行目から順番に再生することも可能です。
10行あるコードなら最後まで動かす場合、F8を10回押すという意味です。
マクロを作成したエクセルファイルの保存方法
コードが無事に動いてマクロが完成しました。
「せっかく作ったマクロが消えないように上書き保存しよう！」
これだと残念ながら、次にマクロを作成したエクセルファイルにマクロは保存されていません・・・
マクロを作成したブック（ファイル）を保存するには、マクロが保存できる拡張子に変更して保存する必要があります。
通常のファイルの拡張子は、「.xlsx」などですが、マクロを保存するには、「.xlsm」にしなくてはいけません。
なので、上書き保存ではなく「名前をつけて保村」を選択し、「マクロ有効ブック」を選択して保存しましょう。
マクロ有効ブックで保存する際に、保存先を間違えないように注意しましょう。
特に、会社の場合名前をつけて保存する場合は、なぜか今保存されているフォルダではなくOneDriveが設定されていることが個人的に多い気がしています。
なので、変な場所に保存しないように保存先はしっかりと確認しましょう。
まとめ
この記事では、チャットGPTを使ってエクセルでマクロを組む方法をご紹介しました。
最近は仕事中空いた時間でマクロを組んで自動化しています。
なんとなく使い方がわかってきたので共有させていただきました。
今まで手作業でやっていた作業をマクロで自動化すると、びっくりするくらい作業時間が早くなります。
とても便利なので、会社的にできる環境にある人はやってみてください。
上司の許可を取ってからやるようにしてくださいね。
それでは、ありがとうございました。
